Promotion-Abwicklung aus einer Hand.
Belege prüfen, Cashback auszahlen, Prämien verschicken, Fragen beantworten: Wir übernehmen die Arbeit, die mit der ersten Teilnahme beginnt. Für Gewinnspiele, Cashback, Zugaben und Sammelaktionen.
Seit 2007Promotions
4Bausteine, ein System
1Ansprechpartner
Teilnahme A-1042
Demo
Beleg geprüft
Regeln erfüllt
Auszahlung freigegeben
Auszahlungsliste
Prämie versendet
Sendungsnr. hinterlegt
Anfrage beantwortet
Musterbrand Service
Ein Datenkern
von Prüfung bis Versand
Kundenportal
Stand jederzeit sichtbar
Service im Markennamen
per Mail, von Menschen
DE · AT · CH
Teilnehmer und Versand
Vertrauen von führenden Marken
Kurz erklärt
Was ist Promotion-Abwicklung?
Promotion-Abwicklung, auch Promotion-Fulfillment, ist alles, was nach dem Start einer Aktion mit den Teilnahmen passiert: Kaufnachweise prüfen, Cashback auszahlen, Prämien versenden, Teilnehmer betreuen und am Ende das Clearing.
Die Abwicklung entscheidet, wie eine Aktion beim Käufer ankommt. Eine gute Mechanik verliert ihre Wirkung, wenn Geld spät kommt oder Mails liegen bleiben.
Die Bausteine
Vier Bausteine. Dieselben Daten.
Was in der Prüfung freigegeben wird, landet direkt auf der Auszahlungs- oder Versandliste. Der Service sieht den Stand jeder Teilnahme.
- 01
Kassenbon-Prüfung
Texterkennung, feste Regeln, Dublettenabgleich. Zweifelsfälle entscheidet ein Mensch, Absagen immer mit Grund.
Im Detail - 02
Auszahlung
Überweisung über einen lizenzierten Zahlungsdienstleister mit Treuhandkonto: Auszahlung in 2–3 Tagen, sobald das Budget bereitsteht.
Der Geldweg - 03
Prämienlogistik
Lager, Pick & Pack und Versand über Gorius Druck und Service, mit Sendungsverfolgung je Empfänger.
Im Detail - 04
Teilnehmerservice
Antworten per Mail im Namen deiner Marke, von unserem Team. Jede Aktion hat eine eigene Service-Adresse.
So arbeiten wir
Teilnehmerservice
„Wo bleibt mein Geld?“ In einer Antwort geklärt.
Anfragen landen als Ticket im Promo OS. Unser Team sieht dort Beleg, Prüfergebnis, Auszahlung und Sendungsstatus der Teilnahme und muss nicht nachfragen.
- Mails gehen im Namen deiner Marke raus, etwa als „Markenname Service“
- Das System schlägt Antworten vor, raus geht nur, was ein Mensch freigegeben hat
- Service per Mail und auf Deutsch
Wo bleibt mein Geld?
Hallo, ich habe meinen Kassenbon hochgeladen und noch nichts bekommen. Ist alles in Ordnung?
Hallo, dein Beleg ist geprüft und deine Auszahlung ist freigegeben. Die Überweisung ist beauftragt. Viele Grüße, dein Musterbrand Service
Teilnahme A-1042
Cashback · Demo
- Beleggeprüft, Regeln erfüllt
- Auszahlungfreigegeben, beauftragt
- IBANverschlüsselt gespeichert
- MailsEingangsbestätigung, Zusage
Nachbau unserer Oberfläche · Demo-Daten
Je Mechanik
Was die Abwicklung umfasst.
Gewinnspiel
Teilnahmen prüfen, Gewinner ermitteln, Gewinnmails, Adresse vom Gewinner, Versand.
GewinnspieleCashback
Belegprüfung, Auszahlungslisten, Überweisung, Rückläufer bei falscher IBAN klären.
CashbackZugabe
Belegprüfung, Prämienversand nach Freigabe, Bestand im Lager.
ZugabenSammelaktion
Mehrere Belege gutschreiben, jeder zählt einmal, Prämien über die Laufzeit.
Sammelaktionen
Ablauf
Ablauf einer Abwicklung. Vom Setup bis zum Report.
Unser üblicher Rahmen: rund ein Monat Vorlauf, drei Monate Laufzeit, zwei Wochen Clearing.
- Schritt 0101 / 05
Einrichten
Aktionsseite, Formular, Prüfregeln, Mails, Service-Adresse und Kundenportal entstehen im Promo OS. Die Teilnahmebedingungen stimmen wir mit dir ab.
- Schritt 0202 / 05
Testen
Wir spielen jede Teilnahme mit Testdaten durch, von der Einreichung bis zur Mail. Eine Partnerkanzlei prüft die Aktion. Erst dann geht sie live.
- Schritt 0303 / 05
Laufende Abwicklung
Belege prüfen, auszahlen, versenden, Anfragen beantworten. Du verfolgst die Kennzahlen im Kundenportal.
Sonderfälle, die die Teilnahmebedingungen nicht klar regeln, entscheiden wir mit dir.
- Schritt 0404 / 05
Clearing
Letzte Einreichungen prüfen, offene Auszahlungen und Rückläufer klären, alle Tickets schließen.
- Schritt 0505 / 05
Abschluss
Du bekommst den Abschlussreport. Danach löschen wir die Teilnehmerdaten.
Wer macht was
Wer macht was, und wann.
Phase 01
Setup
ca. 1 Monat vor Start
Viva Marketing
Aktionsseite, Regeln, Mails, Service, Auszahlung und Versand einrichten, Prüfung durch die Kanzlei.
Von dir
Briefing, Produkte, Prämien, Freigaben, Auszahlungsbudget.
Phase 02
Laufzeit
üblicherweise 3 Monate
Viva Marketing
Prüfung, Auszahlung, Versand, Service, Reports.
Von dir
Kennzahlen im Portal, Entscheidungen bei Sonderfällen.
Phase 03
Clearing
ca. 2 Wochen danach
Viva Marketing
Letzte Einreichungen, offene Auszahlungen, Rückläufer, Tickets.
Von dir
Entscheidung über restliche Prämien.
Phase 04
Abschluss
nach dem Clearing
Viva Marketing
Abschlussreport, Löschung der Teilnehmerdaten.
Von dir
Abnahme des Reports.
Eilig? Eine Promotion-Website ist bei uns in unter vier Wochen live.
Kosten
Womit du rechnen solltest.
Die Kosten setzen sich aus Einrichtung, Betreuung und Mengen zusammen:
- Laufzeit
- Drei Monate brauchen länger Betreuung als vier Wochen.
- Teilnahmen
- Mehr Belege, mehr Auszahlungen, mehr Anfragen.
- Prüfaufwand
- Hängt von Regeln, Belegart und Prüfmodus ab.
- Auszahlungen
- Je Überweisung fallen Kosten an. Das Budget selbst stellt die Marke.
- Versand
- Zahl, Größe und Ziel der Sendungen, dazu die Konfektionierung.
- Service
- Klare Bedingungen und schnelle Auszahlungen senken die Zahl der Anfragen.
01
02
03
04
05
06
Einordnung
Passt das zu dir?
Passt, wenn …
- du eine Promotion mit Kaufnachweis, Auszahlung oder Prämienversand planst
- du einen Ansprechpartner für Aktionsseite, Prüfung, Geld und Pakete willst
- du den Stand deiner Aktion selbst sehen willst
- deine Teilnehmer in Deutschland, Österreich oder der Schweiz sitzen
Etwas anderes passt besser, wenn …
- du Coupons über die Kassen des Handels abrechnen willst. Coupon-Clearing bieten wir nicht an.
- du ein dauerhaftes Bonusprogramm betreiben willst. Wir arbeiten für zeitlich begrenzte Promotions.
- du Service per Telefon oder in mehreren Sprachen brauchst. Wir bieten ihn per Mail und auf Deutsch an.
Cases
Aktionen, die wir abgewickelt haben.
Hengstenberg Headliner Cashback & Gewinnspiel 2026
Wie Hengstenberg mit einer kombinierten Cashback- und Gewinnspiel-Promotion am POS Kaufanreize setzt und Kundenbindung stärkt.
Bosch Geschirrspüler Zugabeaktion 2026
Wie Bosch mit einer Zugabe-Promotion im POS-Marketing Käufer von Geschirrspülern am Kassenbon aktivierte – Herbst 2026.
Teinacher Trikot Aktion 2024
Eine Sammelaktion mit Hinblick auf die EM 2024 mal anders gedacht - Trikots für das Teinacher Team Genuss! Viva Marketing übernimmt das Fulfillment.
Nächster Schritt
Lass uns über die Abwicklung deiner nächsten Aktion sprechen.
Erzähl uns, welche Mechanik du planst, wie lange sie laufen soll und was an die Teilnehmer geht.
Maximilian Gorius
Inhaber & Chief Business Officer
FAQ
Häufige Fragen
Prüfung der Kaufnachweise, Cashback-Auszahlung, Versand von Prämien und Gewinnen, Teilnehmerservice und am Ende das Clearing mit Report. Bei uns kommt das aus einer Hand und läuft auf unserer eigenen Plattform.
Auszahlung in 2–3 Tagen: Liegt das Budget vor dem Start beim Zahlungsdienstleister, ist das Geld 2–3 Tage nach der Freigabe beim Teilnehmer. Fehlt es, verschiebt sich die Auszahlung, bis es eingegangen ist. Die Überweisung führt ein lizenzierter Zahlungsdienstleister aus, bei dem das Budget auf einem Treuhandkonto liegt.
Unser Team, per Mail und im Namen deiner Marke. Antwortvorschläge des Systems gehen erst raus, wenn ein Mensch sie freigegeben hat.
Im Kundenportal die Kennzahlen deiner Aktion, Reports als PDF, auf Wunsch regelmäßig per Mail, und einen Export als Tabelle. Personendaten, IBANs und Teilnehmerlisten zeigen wir dort nicht.
Deine Marke. Viva Marketing übernimmt Durchführung und Abwicklung. Die Teilnahmebedingungen stimmen wir mit dir ab, eine feste Partnerkanzlei prüft jede Aktion vor dem Start.
Der Abschluss nach Aktionsende: letzte Einreichungen prüfen, offene Auszahlungen und Rückläufer klären, Tickets schließen, Abschlussreport erstellen. Üblicherweise zwei Wochen.
Für den Geldweg ja: Auszahlungen führt ein lizenzierter Zahlungsdienstleister aus, Pakete übergeben wir an einen Paketdienst. Prüfung, Service und Plattform machen wir selbst, Lager und Druck unsere Schwesterfirma Gorius Druck und Service.
Nach dem Abschluss löschen wir sie. Es bleiben nur Nachweise für Auszahlung, Versand und Gewinner.